Privacy Statement van JOB

Dit is het Privacy Statement van Jongeren Organisatie Beroepsonderwijs (JOB), gevestigd aan Drieharingstraat 6, 3511 BJ te Utrecht. JOB verwerkt persoonsgegevens in de zin van artikel 4, sub 1, van de AVG. JOB moet het gebruik van deze persoonsgegevens kunnen baseren op een van de grondslagen uit artikel 6 van de AVG.

JOB biedt aan:

  • de volgende websites:
  • een telefoonlijn en e-maildienst voor het inzamelen en behandelen van klachten en vragen (Klachten-en InformatieCentrum / KIC)
  • (digitale) post voor leden en directe contactpersonen van JOB, zoals nieuwsbrieven, persberichten en promotiemateriaal (Promotie)

samen aangeduid als de Diensten, allen te gebruiken door de gebruikers van de diensten van JOB (Gebruikers), en allen aangeboden door JOB.

Stichting COMBO geeft namens JOB:

  • trainingen en activiteiten voor studentenraden en studenten (Trainingen)

Dit Privacy Statement kan gewijzigd worden. Gebruikers worden geadviseerd regelmatig dit document te herzien voor mogelijke updates. Wanneer je lid bent van de vereniging JOB, zullen wij je op de hoogte stellen van een wijziging in het Privacy Statement in de Algemene Ledenvergadering. Wanneer je geen lid bent van de vereniging JOB, en wel gebruik maakt van de diensten van JOB, zullen wijzigingen voor je zichtbaar zijn na publicatie op de website van het JOB. Dit Privacy Statement is als laatst gewijzigd op 24-09-2024.

1 Wanneer is dit Privacy Statement van toepassing?

Dit Privacy Statement is van toepassing op en bevat informatie over de verwerking door JOB van persoonsgegevens van Gebruikers van de Diensten en een ieder die JOB contacteert voor een van de andere redenen zoals genoemd onder 3 (Voor welke doelen verwerken wij je persoonsgegevens?).

1.1 Ben je minderjarig (16 jaar of jonger) of sta je onder curatele?

Als wij op basis van de AVG grondslag ‘toestemming‘ jouw persoonsgegevens verwerken en je bent 16 jaar of jonger óf je staat onder curatele, dan dienen jouw ouders/verzorgers of bewindvoerder toestemming te verlenen.
Deze toestemming dient vooraf aan de te leveren dienst aan ons te worden overlegd. Indien de toestemming niet digitaal kan worden geleverd dan wel gecontroleerd, dan zullen wij andere eisen stellen aan de toestemming van de ouder/verzorger of bewindvoerder. Je bent gehouden onze aanwijzingen over deze eisen op te volgen.

Indien er geen toestemming van de ouders/verzorgers of bewindvoerder is, of als onduidelijk is of de juiste persoon toestemming heeft verleend, dan zijn wij gerechtigd om onze dienstverlening op te schorten totdat aan de vereisten is voldaan.

Aan jouw ouders/verzorgers/bewindvoerder komt het recht toe om op elk moment tot intrekking van de toestemming over te gaan. Na intrekking van de toestemming zullen we de dienst niet of niet meer uitvoeren, afhankelijk van het moment dat de toestemming is ingetrokken. De kosten verbonden aan de uitgevoerde of nog uit te voeren dienst blijven verschuldigd en dienen te worden voldaan.

2 Wie beheert je gegevens?

JOB verzamelt en beheert Persoonsgegevens van Gebruikers (Contactpersonen) indien en wanneer zij deze verstrekken aan JOB via of middels een van de Diensten. Onder persoonsgegevens vallen Contactgegevens en Identificatiegegevens. Contactgegevens zijn o.a. voor- en achternamen, e-mailadressen, adressen, en telefoonnummers van Gebruikers en/of contactpersonen van Gebruikers. Identificatiegegevens vermelden o.a ‘wel/niet minderjarig’, type school/niveau. JOB verzamelt voor klachten en vragen geen geboortedata, burgerservicenummers en andere identificatiegegevens van contactpersonen (zogenaamde Bijzondere of Gevoelige identificatiegegevens). Wel worden sommige Bijzondere persoonsgegevens (dieetwensen en eventuele medische gegevens waarmee rekening gehouden moet worden tijdens maaltijden en/of een cursus met overnachting) verzameld indien je deelneemt aan een van onze cursussen of activiteiten; en/of bij het gebruik van een van de Diensten waarbij er een verwerkersovereenkomst is afgesloten met een andere partij en je gegevens nodig zijn om de Diensten te kunnen leveren.

3 Voor welke doelen verwerken wij je persoonsgegevens?

(3.1) Het behandelen van reguliere klachten en vragen en de correspondentie die hiermee gepaard gaat

3.1.1 Wat houdt dit doel in?

Wanneer je JOB benadert met een klacht of vraag, doorgaans via e-mail of via de telefoon, zijn je contactgegevens nodig om je te kunnen bereiken; indien een vraag of klacht niet direct behandeld kan worden, slaat JOB je contactgegevens op voor toekomstige correspondentie.

3.1.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doel?

Voor dit doel verwerken wij de volgende Contactgegevens: de namen van de ouder(s)/verzorger(s) en/of van jou; e-mailadres en/of telefoonnummer waarmee je ons bereikt of waarop je in de toekomst bereikt wil worden; de naam van je school; de plaats van de school. Voor dit doel verwerken wij tevens de volgende Identificatiegegevens: type school of niveau; of je wel/niet minderjarig bent en of je een leer-of kwalificatieplicht hebt. JOB verwerkt deze persoonsgegevens zelf. Indien je niet uit eigen initiatief, en/of niet direct je persoonsgegevens verstrekt, zal JOB altijd vragen of wij je gegevens mogen noteren. Persoonsgegevens worden verwerkt in een digitaal registratiesysteem, wat enkel bereik- en benaderbaar is door de medewerkers van JOB die aangesteld zijn voor de verwerking van deze persoonsgegevens (zie ook 6).

3.1.3 Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Standaard worden contactgegevens die gekoppeld zijn aan klachten en vragen, maximaal twee jaar opgeslagen. Indien de gegevens twee jaar onbewerkt zijn gebleven, worden deze geanonimiseerd. De klachten blijven dan in het systeem zonder dat zij te herleiden zijn naar individuele personen (zie ook 3.3 onder procedure Klachtenrapportage). Wij verwijderen tevens je persoonsgegevens uit onze systemen zodra je daarom vraagt, tenzij de wettelijke bewaartermijn nog niet verstreken is.

 (3.2) Voor het opstellen van een geanonimiseerde klachtenrapportage

3.2.1 Wat houdt dit doel in?

Het bestaansrecht van JOB is ten dele afhankelijk van de subsidie die onze organisatie ontvangt van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Het Ministerie van OCW ontvangt tweejaarlijks een klachtenrapportage van JOB, welke de categorieën klachten en vragen bevat, en waarmee trends zijn te analyseren over de verschillende soorten klachten en vragen. De klachtenrapportage is geanonimiseerd, wat betekent dat de rapportage geen persoonsgegevens bevat die te herleiden zijn naar individuele personen en/of gebruikers.

3.2.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doel?

Voor dit doel verwerken wij enkel het type onderwijs, het leerjaar, niveau en een categorisering van het ‘thema’ van de klacht. Deze rapportage wordt aangevuld met de datum en tijd waarop de individuele klachten en vragen zijn ontvangen. De klachtenrapportage bevat geen persoonsgegevens die te herleiden zijn naar de individuele persoon, zoals naam, adres, telefoonnummer of mailadres, BSN, of geboortedatum, of andere identificatiegegevens zoals beschreven in 3.1.

3.2.3 Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

De Klachtenrapportages bevatten geen gegevens die te herleiden zijn naar individuele personen.  Aangezien er geen persoonsgegevens worden gerapporteerd mogen wij deze gegevens voor onbepaalde tijd bewaren. Indien je je gegevens uit onze systemen wil laten verwijderen, gelden dezelfde voorwaarden zoals beschreven onder 3.1.3.

(3.3) Voor het onderhouden van een ledenbestand

3.3.1 Wat houdt dit doel in?

JOB heeft als vereniging leden, namelijk de studentenraden van scholen in het middelbaar beroepsonderwijs. Omdat niet elke studentenraad een eigen mailadres of telefoon heeft, slaat JOB gegevens op die gekoppeld zijn aan de studentenraad, zoals het mailadres van de school, het mailadres en/of telefoonnummer van de docent-begeleider(s) van de studentenraad, en/of het mailadres en/of telefoonnummer van de voorzitter van de studentenraad.

3.3.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doel?

Voor dit doel verwerken wij het e-mailadres en/of telefoonnummer waarop onze leden te bereiken zijn, en verstrekt worden bij het verwerken van het lidmaatschap. Indien één persoon de contactpersoon is van de betreffende studentenraad, verzamelen wij de naam van de persoon, de naam van de school en het e-mailadres en/of telefoonnummer waarop deze persoon te bereiken is.

3.3.3 Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Wij verwijderen deze persoonsgegevens uit onze systemen zodra je daarom vraagt of maximaal 7 jaar na opzegging lidmaatschap. Indien een docent-begeleider of student geen rol meer speelt binnen de studentenraad, én indien de studentenraad geen algemeen e-mailadres en/of telefoonnummer heeft, zullen de contactgegevens van de docent-begeleider en/of de voorzitter worden vervangen door de persoon(-onen) die hem/haar/hen zal/zullen opvolgen. De persoonsgegevens zullen dus bewaard worden zolang de persoon een rol heeft binnen de studentenraad en de studentenraad lid is van JOB.

(3.4) Om je uit te nodigen voor activiteiten en/of deelname aan onderzoeken

3.4.1 Wat houdt dit doel in?

JOB organiseert ledenvergaderingen voor Gebruikers met een JOB-lidmaatschap, en andere activiteiten voor zowel Gebruikers met of zonder lidmaatschap. Deze andere activiteiten zijn o.a.: panels; inspraakavonden; congressen; conferenties, cursussen op externe locaties; en onderzoeken.

Voor deelname aan activiteiten verzamelt JOB gegevens via digitale of papieren aanmeldformulieren, welke direct door JOB verstrekt worden aan de persoon, of via één van onze websites. Uitnodigingen worden verstuurd via post, via e-mail, via de telefoon en/of via onze social mediakanalen.

3.4.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doel?

Voor aanmeldingen voor activiteiten zoals beschreven onder 3.5.1, verzamelen wij de volgende gegevens: de naam van de contactpersoon; het geslacht; de geboortedatum; het postadres; het e-mailadres; het telefoonnummer. Naast persoonsgegevens vragen wij om: de naam van de school van de student; het factuur-en postadres; en de directe contactgegevens van de school zoals e-mailadres en telefoonnummer.

Voor deelname aan cursussen verzamelen wij de volgende gegevens: het leerjaar van de student; het niveau; of de studenten lid is van een studenten- en/of medezeggenschapsraad; dieetwensen; medische indicaties; contactgegevens van de persoon die gebeld wordt in geval van nood.

Voor aanmeldingen voor onderzoeken, met name voor de JOB-monitor, verzamelt JOB de naam van de school/vestiging, (post)adres van de vestiging, en directe contactgegevens van de contactpersoon op die vestiging (directie en/of kwaliteitszorgmedewerker).

3.4.3 Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens zijn nodig om de trainingen, activiteiten en onderzoeken te kunnen verzorgen. Indien je deze gegevens niet aan ons wilt of kan verstrekken, kunnen wij je deelname niet verwerken. Wij verwijderen dan je persoonsgegevens uit onze systemen zodra je daarom vraagt.

Indien je gegevens verzameld worden voor een activiteit via een (online) aanmeldformulier, worden je gegevens maximaal 12 maanden na afloop van de activiteit bewaard in onze systemen – afwijkend hierbij zijn de gegevens die verzameld zijn voor de JOBAcademy, deze gegevens worden minimaal 5 jaar en maximaal 6 jaar bewaard.- Na deze periode worden je gegevens gearchiveerd en zijn ze niet meer toegankelijk voor jou of voor onze medewerkers. Wij gebruiken deze gegevens niet om je aan te melden voor een andere activiteit binnen de 12 maanden waarin wij je gegevens bewaren. Wij zullen je dan ook voor een nieuwe/andere activiteit altijd vragen om een nieuw formulier op te sturen.

Indien het een onderzoek betreft waarvoor de gebruiker zich vrijwillig en onbezoldigd aanmeldt, worden de identificatiegegevens verwijderd nadat het onderzoek is afgerond. Je telefoonnummer en/of e-mailadres blijven in onze systemen om je uit te nodigen voor toekomstige onderzoeken. Wij verwijderen je contactgegevens uit onze systemen indien je daarom vraagt.

(3.5) Om je informatie toe te zenden over JOB en haar activiteiten

3.5.1 Wat houdt dit doel in?

Wij houden je graag op de hoogte van ons laatste nieuws en andere kansen en ontwikkelingen binnen het JOB via social media of via een van onze Diensten. Als je graag geïnformeerd wilt blijven, dan kun je ons volgen/’liken’ op Twitter, Facebook en Instagram of via onze website.

3.5.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doel?

Voor dit doel verwerken wij geen persoonsgegevens.

3.5.3 Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Wij verwerken voor dit doel geen persoonsgegevens, er wordt ook geen data over de identiteit van volgers bijgehouden.

(3.6) Voor boekhouding en administratie

3.6.1 Wat houdt dit doel in?

Wij bewaren alle facturen en declaraties die we ontvangen om zo onze boeken volgens de wet bij te houden. Deze kunnen persoonsgegevens bevatten.

3.6.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doel?

Voor dit doel verwerken wij je naam, adres, bankrekeningnummer, BTW nummer, orderregels en de datum van bestelling of aanmelding van een van onze Diensten. Gegevens voor aanmelding van een van onze activiteiten, vallen onder de voorwaarden zoals beschreven onder 3.5.

3.6.3 Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Wij verwijderen deze persoonsgegevens uit onze systemen zodra je daarom vraagt, tenzij dit ons belet een wettelijke verplichting na te komen. Gegevens voor aanmelding van een van onze activiteiten, vallen onder de voorwaarden zoals beschreven onder 3.5.

(3.7) Het maken en verspreiden van beeldmateriaal voor promotiedoeleinden

3.7.1 Wat houdt dit doel in?

Tijdens activiteiten georganiseerd door het JOB, worden er regelmatig foto’s en video’s gemaakt. Deze beelden worden vaak als compilatie en/of gedeeltelijk verspreid op online kanalen en/of sociale media voor promotiedoeleinden.

3.7.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doel?

Als je deelneemt aan JOB-activiteiten, kan het zijn dat je verschijnt op beeldmateriaal dat online gepubliceerd wordt. Op foto’s en video’s geldt het Portretrecht. Het JOB zal daarom altijd bij aanmelding voor een activiteit om je toestemming vragen of je al dan niet op beeld wilt verschijnen. Als je jonger bent dan zestien jaar, moeten we toestemming van je ouders/verzorgers ontvangen, of je in de beelden mag verschijnen voordat we ze op het internet delen. In de praktijk kan dat betekenen dat we jou of je ouders/verzorgers een schriftelijke overeenkomst laten tekenen om afspraken over portretrecht, vast te leggen.

We nemen je privacy erg serieus. Als wij met andere partijen een mondelinge of schriftelijke overeenkomst sluiten voor het vastleggen van beeldmateriaal op ons kantoor, of op één van onze activiteiten, nemen we de verantwoordelijkheid voor het beschermen van je portretrecht. Dat kan betekenen dat we derden vragen om jou niet op beeld vast te leggen, of door een regeling te treffen waardoor je niet op beeld hoeft te verschijnen. Wij kunnen echter geen verantwoordelijkheid nemen voor de verspreiding van onze beelden of die van anderen, op andere kanalen dan die van het JOB.

3.7.3 Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Foto’s en video’s die wij opslaan, worden in onze eigen systemen gearchiveerd voor een duur maximaal 5 jaar, tenzij je een verzoek indient voor verwijdering van de beelden waarop jij te zien bent. Datzelfde geldt voor beelden die op het internet staan op één of meerdere van onze kanalen. Alleen medewerkers in dienst van JOB hebben toegang tot de beelden die zijn bewaard in onze archieven.

Voor beelden die zijn verspreid op andere online kanalen/accounts dan die van JOB, gelden de privacyvoorwaarden van andere partijen, en bewaartermijnen van de betreffende online kanalen.

3.8 Verwerking voor historische archivering

Voor het behoud van historisch materiaal archiveren wij documenten. Op deze documenten (ook foto- en filmmateriaal) kunnen jouw persoonsgegevens staan. Op grond van de wet is het ons toegestaan in het kader van ons archief bepaalde zaken en documenten te archiveren.

Bij de archivering zullen we bijzondere technische en organisatorische maatregelen treffen, zodat jouw persoonsgegevens in het archief goed beschermd zijn.

Aangezien archivering een algemeen belang dient, dien je rekening te houden met de volgende specifieke bepalingen:

  1. je hebt een inzagerecht in de archieven, tenzij je verzoek dusdanig ongericht is dat in redelijkheid wij deze niet kunnen inwilligen
  2. het recht op rectificatie, wissing en beperking is beperkt. Gegevens in de oorspronkelijke archieven kunnen vanwege de integriteit van ons archief niet worden veranderd. Je hebt in dat geval de mogelijkheid om jouw eigen versie van de gang van zaken aan de bewuste archiefdelen toe te laten voegen.
  3. Het recht op gegevensoverdraagbaarheid wordt uitgesloten.

Gegevens uit het archief kan omwille van behoud van het ( volledig) archief niet worden overgedragen.

  1. Je hebt nog wel het recht op bezwaar tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens in het archief. Een beroep op het recht op bezwaar zullen wij beoordelen. In specifieke en bijzondere omstandigheden is het mogelijk dat we – ondanks het bezwaar- toch tot archivering van jouw gegevens overgaan. Dit kan als er andere belangen zijn, die de verwerking van de gegevens in het archief rechtvaardigen.

4 Wie heeft toegang tot je gegevens?

Je persoonsgegevens zijn beschikbaar voor de medewerkers in dienst van JOB, die tevens verantwoordelijk zijn voor de verzameling en registratie van klachten en vragen zoals beschreven in 3.1, én die op grond van een van de hierboven beschreven doeleinden toegang hebben tot de systemen waarin je gegevens zijn opgeslagen. De medewerkers zijn tevens beheerder van de KIC, de content van de websites en de administratie voor activiteiten, trainingen en onderzoeken. Medewerkers zijn bij contract gebonden aan een geheimhoudingsplicht.

JOB gebruikt daarnaast (diensten van) derden voor het verwerken van bepaalde gegevens, zoals de hosting van onze website en servers, en de onderzoeken en trainingen die wij uitbesteden aan derden. Voor het beheer van de server wordt een certificaat ISO27001 vereist. JOB stelt verwerkersovereenkomsten en/of algemene voorwaarden op met partijen met wie gegevens worden gedeeld. In deze overeenkomsten en/of algemene voorwaarden is vastgelegd welke gegevens gedeeld worden, op welke manier er gedeeld wordt en hoe privacy gewaarborgd is. Tevens staat in een verwerkersovereenkomst vermeld dat de betreffende gegevens niet aan andere partijen mogen worden verstrekt, dan aan de partijen tussen wie een verwerkersovereenkomst is gesloten. Alleen wanneer JOB hiertoe verplicht is door de wet, zullen persoonsgegevens beschikbaar worden gesteld aan toezichthoudende instellingen, fiscale autoriteiten of onderzoeksbureaus.

Uitzondering in dit artikel is de JOBAcademy, die een bewaartermijn van 5 jaar hanteert en toegang tot de gegevens ook aan Stichting Combo geeft. Dit wordt uitgelegd in artikel 5 van de algemene voorwaarden van de JOBAcademy.

5 Hoe om te gaan met links naar andere sites en social media?

Op de website www.jobmbo.nl vind je een aantal links naar andere websites. Hoewel deze websites met zorg zijn geselecteerd, is JOB niet verantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens door deze websites. Dit Privacy Statement is daarom niet van toepassing op het gebruik van deze websites.

Wanneer je kiest om onze website via social media zoals Facebook, Instagram, SnapChat en/of Twitter te delen, worden je persoonsgegevens (zoals je naam en het feit dat je geïnteresseerd bent bij JOB) ook zichtbaar voor de bezoekers van je persoonlijke pagina op het betreffende sociale netwerk. Op het gebruik van zulke social media websites zijn enkel de gebruiksvoorwaarden en privacy statement van de betreffende social mediawebsite van toepassing. JOB is niet verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens of het privacy statement van zulke social mediawebsites. Dit Privacy Statement is daarom niet van toepassing op het gebruik van dergelijke websites.

6 Hoe beveiligen wij de gegevens?

Je persoonsgegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld en JOB heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen tegen het verlies of onrechtmatig verwerken van deze gegevens. Om deze reden gebruikt JOB verschillende beveiligingstechnologieën waaronder beveiligde software en servers (bijvoorbeeld SSL-certificaten en ISO-certificaten). De digitale systemen die JOB gebruikt, zijn allen beveiligd en enkel toegankelijk voor medewerkers die ook verantwoordelijk zijn voor de verwerking van de gegevens (zie 4). Al deze maatregelen staan beschreven in het interne privacybeleid van JOB, LAKS en COMBO. Je kunt te allen tijde een verzoek tot inzage en/of vernietiging indienen bij de medewerkers die toegang hebben tot je gegevens door een verzoek te sturen naar:

info@jobmbo.nl

JOB is bij wet verplicht binnen 4 weken schriftelijk of per e-mail te reageren op je verzoek tot inzage of verwijdering.

7 Onze websites

Via de website kun je je via digitale formulieren aanmelden voor activiteiten zoals bedoeld in 3.4.

JOB maakt op haar website gebruik van functionele en analytische cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden.

Volgens de wet mogen wij cookies op jouw apparaat opslaan als ze strikt noodzakelijk zijn voor het gebruik van de site. Voor alle andere soorten cookies hebben we jouw toestemming nodig. Je gaat akkoord met onze cookies als je onze website blijft gebruiken.

8 Jouw rechten

Je hebt recht op inzage in je persoonsgegevens (artikel 15 van de AVG) en het recht om correctie of verwijdering van je persoonsgegevens te vragen (artikel 16 en 17 van de AVG).

Als je wilt weten welke persoonsgegevens JOB van jou verwerkt, dan kun je een schriftelijk inzageverzoek doen. JOB behandelt je verzoek binnen een redelijke termijn. Als blijkt dat je gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Dan kun je een aanvullend verzoek doen om jouw gegevens te laten wijzigen of aan te vullen (artikel 16 AVG).

In een aantal gevallen kun je vragen om verwijdering of wissing van jouw gegevens (artikel 17 AVG). Wil je de (digitale) persoonsgegevens die JOB van jou verwerkt ontvangen, dan kun je een beroep doen op jouw recht op dataportabiliteit (artikel 20 AVG). Dit houdt in dat je jouw gegevens verstrekt krijgt in een vorm waarin je deze, mocht je dit wensen, eenvoudig door kunt geven aan een andere organisatie. Ook kun je verzoeken om beperking van het verwerken van jouw gegevens of daartegen bezwaar maken (artikel 18 en 21 AVG).

Je kunt jouw schriftelijke verzoek sturen aan: info@jobmbo.nl

9 Klachtenregeling

Klachten over medewerkers of handelen van JOBmbo kunnen schriftelijk worden ingediend bij Stichting COMBO, Drieharingstraat 6, 3511 BJ Utrecht of via e-mail: secretariaat@stg-combo.nl.
Indienen van een klacht kan niet leiden tot opschorting van betalingsverplichting.

Back To Top